Au cours des dernières années, les champs d'action des services de documentation des universités se sont considérablement diversifiés. Ils sont désormais, pour la plupart, impliqués sur des sujets essentiels de l'enseignement supérieur tels que l'innovation pédagogique, la diffusion des usages numériques, la valorisation de la production scientifique des établissements, la mise en place d'archives ouvertes. Quelle place occupent les services documentaires dans la gouvernance des universités ?
Dans son dernier rapport intitulé Le pilotage de la documentation dans la gouvernance des universités, mené par Joëlle Claud et Olivier Caudron, l'Inspection générale des bibliothèques dresse un panorama précis de la situation de ces services au sein de leur institution, leur place dans l'organigramme et dans les instances de décision, leurs relations avec la gouvernance.
Le statut de service commun de la documentation (SCD), établi dans les années 1980, reste le plus fréquent. Les SCD ont eu cependant tendance à se rapprocher dans l'organigramme du directeur général des services, cheville ouvrière de la mise en œuvre du projet politique de l'université. « Cette double proximité avec le président de l'université et le directeur général des services est capitale pour les responsables de la documentation qui doivent être pleinement associés à la stratégie de leur établissement », soulignent les auteurs. Le rapport formule un ensemble de préconisations visant à consolider le positionnement et la visibilité des SCD au sein de leur institution. Il propose, notamment, de clarifier dans l'organigramme de l'université la place du service documentaire et son rattachement hiérarchique, de faire valider par la gouvernance un schéma directeur de la politique documentaire articulé avec le projet stratégique de l'établissement, de faciliter la connaissance par le SCD de toutes les dépenses documentaires réalisées dans l'université, ou encore d'instaurer des rencontres régulières entre le président de l'université et le directeur du service documentaire.
